为了使我校档案立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本办法。

一、归档范围

（一）确定的原则

1、归档的材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2、归档的材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种材料的不同特点和成套性。

（二）归档分类的主要内容

1、党政管理类：以我校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2、教学类：在教学管理和教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3、科研类：承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

4、外事类：在重大涉外活动和国际合作项目中形成的不同载体的文件材料。

5、基本建设类：在基本建设管理和基本建设项目中形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

6、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7、出版类：主要包括学校出版部门的管理性文件及出版的学报、专刊、校报。

8、财会类：在财务管理和会计核算中形成的不同类型的具有长期、永久保存价值的文件材料及凭证材料。

9、声像类：在学校各项重要工作活动中直接形成的照片（底片）、幻灯片、录音带、录像带等声像材料和配套文字材料。

10、实物类：在学校各项重大活动中形成的，反映学校历史真实面貌的特定物品。

（三）不归档文件材料

1、上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；

3、重份文件；

4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

5、本校未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿；

6、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问问题，提出一般性建设性意见和人民来信；

7、校内其它单位发来的文件。

二、归档时间

1、党群、行政、外事、出版类，按年度在次年六月底前归档；

2、教学类按教学年度在次学年十二月底前归档；

3、科研、基建、仪器设备类在项目完成后两个月内归档；

4、财会类按年度立卷，在财务部门保存一年后归档；

5、声像、实物类随同其主类一同归档。

三、归档文件材料及案卷质量要求

（一）归档文件材料的质量要求

1、凡归档的文件材料必须准确、真实；

2、归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；

3、凡归档的文件材料应质地优良，书写工整，字迹、声像清晰；

4、凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作；

5、归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。

（二）案卷质量要求

1、应归档的文件材料，齐全完整；

2、分类清楚，并保持文件之间的有机联系；

3、案卷标题确切、卷内文件排列有序；

4、保管期限、密级划分恰当；

5、卷皮、目录、备考表书写清晰正规；

6、案卷装订，美观牢固。

四、移交档案

（一）立卷

实行文件形成部门立卷制度，全校所有处级单位或因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷部门。各立卷部门要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或领导批存的材料，由专（兼）职立卷人员负责集中统一保管，并按照归档立卷要求和归档时间，如期向校办档案室移交归档。逾期未向学校立卷归档的材料，造成损坏、丢失等由各单位负责。

（二）归档验收

按照归档立卷要求，全校各单位应如期向档案室移交档案，统一归档。移交档案时，交接双方当面检查验收，并填写《档案移交清单》（见附件），清单一式两份，双方各执一份备查。

五、借用档案

1、对于因工作需要临时借用档案材料，需持《档案移交清单》查阅，并在临时借用档案登记簿上登记，归还时注销。

2、借用的档案材料应积极提供利用，并由专人负责档案材料的安全、保密工作，防止档案材料丢失和泄密。如延误或造成损坏、丢失，应由借阅人承担相应责任。

附件：《档案移交清单》

校办档案室

二〇〇九年三月十九日