关于印发《长春金融高等专科学校
档案管理办法》的通知
各单位、部门：
现将《长春金融高等专科学校档案管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻落实。
附件：长春金融高等专科学校档案管理办法
长春金融高等专科学校
2022年6月14日
长春金融高等专科学校档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范长春金融高等专科学校档案管理，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案在办学治校中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《吉林省档案条例》等法律与法规文件，结合学校实际制定本办法。
第二条 本办法所称学校档案是指学校在从事教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，并加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第五条 学校档案工作由校长领导，主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的副校长协助校长负责全校的档案工作。
第二章 机构设置与人员配备
第六条 学校档案室为科级建制，既是学校档案工作的职能管理单位，又是保存和提供利用学校档案的专门机构。
学校档案室对实物档案及党政管理、教学、科研、基建、出版、外事、财会、声像等综合档案实行集中统一管理，人事档案、学生档案及设备档案由相关部门管理。
第七条 学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要单独保管。
第八条 档案室的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；
（二）拟定学校关于档案工作的规章制度，负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第九条 全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。学校应保持档案工作人员的相对稳定。
第十条 专职档案工作人员列入学校事业编制，并根据学校发展规模、馆藏档案数量、工作任务确定专职档案工作人员的编制数。
第十一条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 档案室的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第三章 档案管理
第十三条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十四条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档范围依据《长春金融高等专科学校档案归档范围及保管期限》（见附件）。
归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十五条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十六条 归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，主件与附件，正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠，手续完备，需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的，盖章签字后方能归档，并做好鉴别真伪档案的工作，对伪造涂改档案内容的，一经发现予以清除，并对当事人严肃查处。
凡由本校和其他单位分工协作完成的项目，由主办单位立卷归档，并保存一套完整的档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，还应将复制件送交主办单位归档保存。
全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其它的按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。立卷归档之前涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口立卷归档。
第十七条 归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。
（一）各门类档案质量的总体要求：遵循文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；卷内文件必须准确反映学校在教学、科研和管理活动中的真实内容，其制作和书写材料利于长期保存。
（二）管理性的档案按问题、时间或重要程度排列。注意密不可分的文件排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，历次重要讨论稿依次排在定稿后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）正确划分档案保管期限，依据档案内容、判断档案价值。保管期限可分为永久、30年、10年。
1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2.凡反映学校一般性工作活动，在长期内对学校和社会有参考利用价值的，列为长期保管，长期保管期限为30年。
3.凡在较短时期内对学校工作有参考价值的，列为短期保管。短期保管期限为10年。
具体请参阅档案归档范围和保管期限表。
（四）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（五）卷内文件页数一般以不超过200页为宜。
（六）卷内文件材料按顺序编号。装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧上角编号。
（七）每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内文件目录，对文件原有标题不得简化或更改。若无题名的，要重新拟定并在前后加[]。
（八）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人、姓名、时间填写清楚，检查人应是立卷单位负责人。
（九）拟写案卷标题应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文件）等三个部分。部分案卷标题可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称，案卷标题的字数不宜超过200个字。
（十）案卷在装订前，要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件。装订时做到整洁、美观、牢固。
第十八条 归档时间
（一）各部门应在次年6月底前归档；
（二）科研类档案应在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；
（三）财会档案在会计年度终了后，由财会部门保管两年，期满后应于12月底前归档。
（四）教学档案应于10月底前归档。
第十九条 归档份数
学校印发的正式文件一式二份，并附上底稿、领导签发单、电子文件数据材料一份。其他各类档案原件一式一份，重要的一式二份、电子文件数据材料一份。
归档时交接双方应认真负责，清点验收文件材料，填写移交目录一式二份，并办理好交接手续。
第二十条 档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 档案室要做好档案鉴定工作，建立健全档案鉴定制度，编制和划分档案保管期限。对已满保管期限、需要销毁的档案，要严格有关程序执行。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
档案销毁的基本原则是：
（一）在主管档案工作的副校长领导下，由档案室与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定；
（二）经鉴定，对已失去保存价值的、需要销毁的档案，档案馆必须造册报校长批准，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案室应研究和改进档案保护技术，做好档案保护工作，要及时修补、修复破损档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。学校有关部门应在财力、物力和人力方面给与支持。
第二十三条 学校档案由档案室保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十四条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案室保存。
第二十五条 凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照规定向档案馆移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆在征得个人同意时，可通过征集、代管等多种形式进行管理。
对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十六条 档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向办公室主任和校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十七条 档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和室内各种数据情况进行检查统计，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十八条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
第二十九条 学校档案室应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请有关主管部门审定后，定期向全校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案，以及其他虽开放时间已到，但仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期向全校和社会开放。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的；
（五）学校重要会议记录。
第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用学校已公布的档案。
境外组织或者个人利用学校已公布的档案的，按照国家有关规定办理。
第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经办公室主任批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十二条 档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经办公室主任批准。
加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十三条 档案室要设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十四条 档案室是出具学校档案证明的唯一机构。
应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案室应当无偿和优先提供。
第三十五条 寄存在档案室的档案，归寄存者所有。档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十六条 档案室积极开展档案的编研工作，为学校的教学、科研和管理服务；学校在政策、资金、人力、物力等方面给予支持。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请校长批准。
第三十七条 档案室应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第三十八条 未开放的档案，仅供学校内部利用。
第五章 条件保障
第三十九条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十条 学校应当为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第四十一条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第四十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十三条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第四十四条 本办法由党政办公室负责解释。
第四十五条 本办法自公布之日起实施。过去有关规定与本办法相抵触，以本办法为准。
